PeBeM 2026: Personalbemessung nach § 113c SGB XI in der Praxis

Seit dem 1. Januar 2026 ist es verbindlich: Vollstationäre Pflegeeinrichtungen müssen ihren Personalbedarf nach dem gesetzlichen Personalbemessungsverfahren (PeBeM) gemäß § 113c SGB XI ermitteln. Die Übergangsfrist ist vorbei. Für viele Häuser ist die Berechnung dabei nicht die eigentliche Hürde, sondern das, was danach kommt: neue Rollen, neue Abläufe und der Aufbau des passenden Qualifikationsmixes.

Was PeBeM eigentlich ist

PeBeM steht für Personalbemessungsverfahren. Es legt bundeseinheitlich fest, wie viel Personal mit welcher Qualifikation eine stationäre Einrichtung vorhalten soll. Grundlage sind die Zahl der Bewohnerinnen und Bewohner und ihre Pflegegrade: Je höher der Pflegegrad, desto höher der rechnerische Personalbedarf und die Anforderung an die Qualifikation. Daraus ergibt sich ein Soll-Personalschlüssel, den die Einrichtung nachvollziehbar erfüllen muss.

Die drei Qualifikationsniveaus

Das Verfahren denkt Personal nicht mehr nur in „Fachkraft oder Hilfskraft“, sondern in abgestuften Qualifikationsniveaus (QN):

• QN 4 – Fachkräfte: dreijährige, staatlich anerkannte Pflegeausbildung. Sie übernehmen die vorbehaltenen und steuernden Aufgaben.
• QN 3 – Assistenzkräfte: ein- bis zweijährige Ausbildung. Genau dieses Niveau müssen viele Häuser gezielt neu aufbauen.
• QN 1–2 – Hilfskräfte: ohne formale pflegerische Ausbildung, mit interner Einarbeitung.

Entscheidend ist der Mix: PeBeM verlangt eine bestimmte Verteilung über diese Niveaus – nicht einfach „mehr Personal“.

Warum das Rechnen nicht das Problem ist

Die Formel liefert eine Zahl. Der eigentliche Kraftakt beginnt danach. Der größte Engpass in der Praxis ist derzeit der Aufbau von Assistenzkräften auf QN-3-Niveau: Diese Stellen müssen besetzt, qualifiziert und sinnvoll in den Alltag eingebunden werden. Dazu kommt ein tiefer Eingriff in gewachsene Rollen und Verantwortlichkeiten – wer macht künftig was, und wie ist das dokumentiert? Auch die Maßnahmenpläne müssen überarbeitet werden, damit jede Tätigkeit dem passenden Qualifikationsniveau zugeordnet ist.

In fünf Schritten zur Umsetzung

• 1. Ist-Analyse: Ordnen Sie Ihr heutiges Team den Qualifikationsniveaus zu und erfassen Sie Ihre aktuelle Pflegegradstruktur.
• 2. Soll-Bedarf berechnen: Ermitteln Sie den rechnerischen Personalbedarf je Qualifikationsniveau nach § 113c.
• 3. Lücken schließen: Planen Sie gezielt den Aufbau fehlender Niveaus – vor allem QN 3 – über Recruiting und Weiterqualifizierung eigener Mitarbeitender.
• 4. Aufgaben neu zuordnen: Passen Sie Rollen, Abläufe und Maßnahmenpläne an, sodass Tätigkeit und Qualifikation zusammenpassen.
• 5. Nachweisen: Halten Sie Berechnung, Personalstruktur und Zuordnung sauber dokumentiert – auch mit Blick auf die Qualitätsprüfung.

Und die ambulanten Dienste?

PeBeM in seiner jetzigen Form gilt für vollstationäre Einrichtungen. Für die ambulante Pflege werden eigene Modelle entwickelt und in bundesweiten Modellprogrammen erprobt. Ambulante Dienste sind also noch nicht direkt betroffen, tun aber gut daran, die Entwicklung im Blick zu behalten und ihre Personalstruktur früh mitzudenken.

Das Wichtigste in Kürze

PeBeM ist kein reines Rechenthema, sondern eine Personal- und Organisationsaufgabe. Wer die Qualifikationsniveaus früh aufbaut, Rollen klar regelt und alles nachvollziehbar dokumentiert, erfüllt nicht nur die gesetzliche Vorgabe, sondern gewinnt auch eine stabilere Personalstruktur.